Come scegliere il centralino telefonico?

come scegliere il centralino telefonico

Quando un’azienda cresce, può trovarsi con il problema di dover gestire un numero maggiore di telefonate in modo più professionale, cioè quando pensa di acquistare un centralino telefonico, ma molti si chiedono “che centralino scelgo?”

Troviamo anche altri casi, come le aziende che dispongono già di una grande infrastruttura di telecomunicazioni, ma devono aggiornare o sostituire il proprio sistema. In questo caso, prima di una sostituzione, dovrai scoprire che tipo di attrezzatura hai.

Ma prima di entrare in questioni più complesse, iniziamo con le basi:

Cos’è un centralino telefonico?

Un centralino telefonico o centralino PBX è un dispositivo che permette di centralizzare tutti i collegamenti telefonici interni. Questo con l’obiettivo di ridurre i collegamenti tra i diversi dispositivi telefonici, riducendo così i costi d’installazione della rete.

Quali tipi di quadri esistono?

Il modo più pratico per classificare i centralini è in base al tipo di linea su cui lavorano :

  • Analogico
    questo tipo di PBX è noto anche come PSTN ( Public Switched Telephone Network ) o RTG (General Telephone Network). Non sono progettati solo per il trasferimento vocale, ma anche per il trasferimento di dati, come un fax. Consente di gestire le normali chiamate, ovvero: se sono presenti 5 linee telefoniche si possono effettuare fino a 5 chiamate. Il vantaggio è che è in grado di collegare fino a 5 linee con qualsiasi interno e permette trasferimenti, ecc.
  • Digitale
    Questo tipo di PBX, noto anche come ISDN  (Integrated Services Digital Network), è progettato per facilitare le connessioni tra reti digitali e fornire una serie di servizi vocali aggiuntivi. Il principale vantaggio di una linea ISDN è che un unico numero può effettuare fino a 2 chiamate simultanee. Servizi aggiuntivi sono, ad esempio, ID chiamante, avviso di chiamata, dati video…
  • IP PBX:
    implementa chiamate VoIP ( Voice over Internet Protocol ), che utilizzano la rete dati per trasmettere la voce in formato digitale su Internet.
  • Centralino multilinea:
    Si collega a reti telefoniche di diverse tecnologie (analogiche, ISDN o VoIP). L’hardware per l’installazione del quadro è importante quanto il software che gestisce l’infrastruttura. Tieni presente che per utilizzare ISDN PBX e VoIP devi chiedere al tuo fornitore di servizi di attivare specificamente quelle linee. Se colleghiamo una normale linea analogica non otterremo alcun risultato.

Per trovare il centralino più adatto alla tua attività devi porti queste domande:

 

Quante persone hanno bisogno di un telefono?

Questa informazione è molto importante per determinare il numero di telefoni che verranno collegati al tuo centralino. Ricorda che devi fare un preventivo a lungo termine, in modo da fornire alla tua attività una struttura che si adatti all’andamento o alla crescita della tua azienda.

Di quante chiamate simultanee ho bisogno?

Quando diciamo “chiamate simultanee” intendiamo il numero di chiamate che andremo a gestire contemporaneamente. Devono essere prese in considerazione sia le chiamate in uscita che le chiamate in entrata.
In generale, si stima che il numero di chiamate richieste sia circa il 30% del numero totale di chiamate che avvengono contemporaneamente  (dipende anche dal settore dell’azienda).
Ad esempio, all’incirca, se ci sono 6 lavoratori nel tuo ufficio, avranno bisogno di 3 chiamate simultanee, se sono 15 avrai bisogno di 5 chiamate simultanee…
– In un reparto commerciale può essere superiore al 50/60%.
– In un’azienda di telemarketing può aggirarsi intorno al 70/80% Un’altra soluzione: Sistema Hosted PBX
Come suggerisce il nome, un centralino in hosting è un centralino ospitato nel cloud ed è una delle ultime tendenze nelle telecomunicazioni aziendali. Il sistema telefonico è ospitato nel cloud e gestito dal provider di servizi VoIP. Non importa con quanti telefoni inizi, puoi aggiungerli quando vuoi, o se vuoi sostituire telefoni più grandi o più ricchi di funzionalità, o ridistribuire le posizioni internamente, puoi farlo anche quando vuoi. Facilita inoltre il lavoro da remoto e permette di collegare la stazione remota in pochi minuti.

Quale profilo hanno gli utenti e quali funzionalità dovrebbero avere i telefoni di cui hanno bisogno?

  • Per le persone che lavorano in un posto fisso in ufficio, la cosa migliore è un telefono fisso professionale.
  • Per le persone che hanno bisogno di spostarsi in ufficio, la soluzione è un telefono cordless o un telefono fisso + un pacchetto di cuffie cordless.
  • Per chi ha la necessità di spostarsi sia all’interno che all’esterno dell’ufficio, la soluzione è solitamente un cellulare o uno Smartphone. Oggi puoi trasferire le chiamate da rete fissa a cellulare dal centralino. Il vantaggio è l’integrazione degli utenti mobili e un’ampia flessibilità.

Di quanti numeri di telefono ho bisogno?

Ci possono essere diverse opzioni: 1 numero aziendale; 1 numero per servizio tecnico; 1 per l’ufficio Marketing; eccetera. Grazie ai centralini averegestire i tuoi numeri in modo semplice e veloce,potrai La funzione DISA deve essere compatibile con il PABX.

Di quali caratteristiche ho bisogno?

  • Funzioni del Call Center: composizione automatica, musica in attesa, messaggi, trasferimento automatico delle chiamate, ecc.
  • Funzionalità di gestione delle chiamate: inoltro di chiamata, gestione dei numeri interni o dei gruppi, guida automatica alle chiamate tramite il server vocale interattivo (servizio (“premi 1 per servizio vendita, premi 2 per…”)

La scelta del centralino telefonico corretto offre una vasta gamma di vantaggi unici ed è per questo che consigliamo sempre di affidarsi a “mani di esperti”. La nostra vasta esperienza nei quadri elettrici è a tua disposizione per aiutarti con qualsiasi domanda e guidarti verso la soluzione più redditizia per il tuo tipo di attività e la struttura in cui operi.

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Il VoIP è da anni la tecnologia aggiornata per le linee telefoniche nelle aziende. Le linee vocali IP sono installate e configurate tramite centralini virtuali, centralini fisici, telefoni IP, applicazioni e altri dispositivi che possono funzionare sulla rete dati per trasmettere la voce.

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Installazione centralino voip aziendale

Come funziona un centralino telefonico?

Che cos’è la telefonia VoIP per le aziende e quali vantaggi offre?

La telefonia è chiaramente uno dei servizi più rilevanti all’interno delle aziende. Indipendentemente dalle dimensioni delle organizzazioni, la comunicazione gioca un ruolo fondamentale nello sviluppo delle attività e ormai da molti decenni il telefono è il mezzo di comunicazione più efficace. È lo strumento fondamentale sia per la comunicazione interna, sia per il servizio clienti, sia per gli uffici commerciali, e la giusta tecnologia si traduce in una maggiore efficienza.

Sebbene la tecnologia richiesta per la comunicazione telefonica abbia subito dei cambiamenti nel corso della sua storia,voce IP. Si tratta, senza dubbio, di uno dei progressi più rilevanti. Ora ti starai chiedendo a cosa si riferisca questo termine. In questo articolo spiegheremo nel dettaglio cos’è e quali sono i vantaggi della telefonia VoIP per le aziende , le funzionalità di un servizio di telefonia IP basato su cloud e perché è giunto il momento di fare il salto verso la digitalizzazione per aumentare la produttività del tuo attività commerciale.

Che cos’è la voce IP o VoIP?

Con il termine VoIP (Voice Over Internet Protocol) si intende la tecnologia che offre la possibilità di effettuare e ricevere telefonate su Internet

La differenza che ha un sistema Voip con la telefonia tradizionale è che la voce viene trasmessa per mezzo di un segnale digitale in pacchetti di dati attraverso la larghezza di banda di una connessione Internet. Ciò rappresenta un notevole progresso nelle modalità di svolgimento delle chiamate, poiché consente notevoli risparmi sui costi, l’utilizzo di strumenti e funzioni utili che ottimizzano il lavoro, nonché l’integrazione con programmi e strumenti di business che sono molto utili.

INSTALLAZIONE CENTRALINO VOIP AZIENDALE

Soluzioni per aziende

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Quali sono i vantaggi della telefonia VoIP per le aziende?

È normale provare paura quando si adotta una nuova tecnologia poiché si tratta di una sfida in cui la curva di adattamento può portare a una certa stagnazione nelle attività quotidiane. Tuttavia, la telefonia IP rappresenta una serie di vantaggi rispetto alla telefonia tradizionale da non trascurare. Anche, digitalizzazione è una realtà innegabile ed è di vitale importanza aderirvi quanto prima per mantenere la competitività richiesta in questi tempi.

Tra i vantaggi più rilevanti della telefonia IP per le aziende, segnaliamo i seguenti:

  • Implementazione semplice – Contrariamente a quanto si potrebbe pensare,implementar una centralita virtual è un processo semplice che può essere eseguito in pochi minuti, tuttavia, se vuoi personalizzarlo completamente, questo può richiedere un po’ più di tempo.
  • Non è necessario hardware aggiuntivo : la telefonia VoIP funziona tramite software che vengono installati su computer, tablet o telefoni cellulari, in modo che le aziende non debbano sostenere spese aggiuntive su dispositivi telefonici che diventano obsoleti nel tempo.
  • Non necessita di uno spazio dedicato: come al punto precedente, poiché i software sono installati sui dispositivi informatici, non è necessario disporre di uno spazio specifico come nei call center tradizionali, ma gli agenti possono svolgere il proprio lavoro da qualsiasi postazione.
  • Favorisce il telelavoro e la mobilità: fintanto che esiste una connessione internet stabile, gli utenti potranno utilizzare la telefonia IP da qualsiasi luogo, cosa estremamente utile in questi tempi.
  • È scalabile: la telefonia VoIP consente alle aziende di aggiungere o rimuovere nuovi utenti e numeri di telefono con regolazioni di configurazione molto semplici che possono essere eseguite in pochi clic.
  • Si integra con i software aziendali: i softphone, essendo programmi per computer, possono essere integrati con i più utilizzati software CRM e Helpdesk per aumentare produttività ed efficienza.
  • Ha un suono di alta qualità: finché si dispone di una connessione Internet a banda larga stabile, il suono sarà della massima qualità. È probabile che sarà necessario dedicare esclusivamente una parte del servizio internet dell’azienda per garantirne il corretto funzionamento.
  • Implica una riduzione dei costi: la telefonia VoIP per le aziende significa una riduzione delle spese aziendali in quanto non necessita di hardware dedicato, né di uno spazio specifico per alloggiare il centralino e gli agenti e il costo delle chiamate è inferiore a quello della telefonia tradizionale.

Caratteristiche e strumenti della telefonia VoIP

Oltre a tutti i vantaggi citati nei paragrafi precedenti, è importante notare che la telefonia VoIP e i centralini virtuali, poiché funzionano tramite software, dispongono di un numero enorme di strumenti e funzionalità progettati per migliorare la produttività e le prestazioni sia dei gestori che degli agenti responsabile delle telefonate.

Alcune delle funzionalità più rilevanti:

  • Instradamento delle chiamate: questa funzione consente di indirizzare le chiamate agli agenti e ai reparti appropriati per ridurre i tempi di attesa e migliorare l’attenzione del servizio.
  • Risposta vocale interattiva (IVR): un menu vocale interattivo migliora l’esperienza del telefono e funge da filtro personalizzabile per consentire al cliente di contattare il reparto desiderato e ricevere informazioni pertinenti.
  • Warm Transfer: garantisce un corretto inoltro di chiamata con questo strumento che consente agli agenti di comunicare e condividere il contesto in modo che il cambio di interlocutore sia efficiente e raggiunga così una maggiore soddisfazione del cliente.

Come hai potuto leggere in tutto l’articolo, i vantaggi di apportare il passaggio alla telefonia IP nella tua attività sono enormi, ma questo è solo un piccolo riassunto di tutti i vantaggi che questa tecnologia può rappresentare per la crescita della tua azienda .

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Come funziona un centralino telefonico ?

centralino telefonico

In questo post ti forniremo tutte le informazioni che devi sapere su come funziona un centralino telefonico virtuale. Se stai pensando di digitalizzare le comunicazioni della tua azienda o vuoi migliorare le telecomunicazioni che utilizzi attualmente, ti sarà molto utile sapere cosa offre un centralino  in un’azienda, dato che il centralino è attualmente il più redditizio possibilità di tempo per effettuare telefonate per un’azienda.

Cos’è un centralino telefonico e come funziona?

Un centralino è un sistema che permette di effettuare chiamate telefoniche su Internet utilizzando la tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol), ecco come funziona facilmente un centralino telefonico virtuale. È un software in cui puoi gestire le tue chiamate da computer, rete fissa o mobile da qualsiasi luogo. L’unica cosa di cui avrai bisogno è una connessione internet, così potrai connettere tutti i tuoi uffici tramite un IP PBX virtuale , anche se si trovano in paesi diversi. Questa tecnologia offre la possibilità alla tua attività di espandersi ovunque e di avere tutte le estensioni di cui hai bisogno senza dover investire in attrezzature o manutenzione.

Oggi le aziende necessitano di sistemi di comunicazione, sia interni che esterni, con grande efficienza, poiché la tecnologia si aggiorna rapidamente e la società è sempre più globalizzata, poter comunicare con clienti o colleghi di altri paesi diventa qualcosa di essenziale per il corretto funzionamento di un affare.

Per tutti questi motivi, sapere come funziona un centralino telefonico virtuale ti aiuterà a installare e scegliere il miglior sistema di telecomunicazioni per la tua azienda.

 

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Vantaggi di un centralino telefonico virtuale

I vantaggi offerti da un centralino telefonico virtuale sono i seguenti:

· Migliore servizio clienti: un centralino virtuale offre un’ampia varietà di servizi che consentono di migliorare il servizio clienti. Include vantaggi come numeri nazionali e internazionali, segreteria telefonica, trasferimento e inoltro di chiamata, segreteria telefonica, musica in attesa, registrazione delle chiamate, risposta vocale interattiva, teleconferenza e molto altro.

· Risparmio sui costi e scalabilità: un centralino virtuale si ottiene tramite software, quindi è tutto online e non sarà necessario investire in un centralino fisico, che consente di risparmiare sui costi di manutenzione e aggiornamenti, poiché non diventerà obsoleto quando sarà possibile rinnovare a distanza. D’altra parte, il costo delle chiamate VoIP è molto inferiore rispetto alla telefonia tradizionale e le chiamate tra gli utenti della piattaforma e il team di supporto sono gratuite.

La scalabilità di un centralino virtuale si riferisce al numero di interni (sia fissi che mobili). Puoi avere tutti gli interni che vuoi e non devono trovarsi nella stessa posizione, cosa che condiziona un centralino fisico. Non importa dove vuoi posizionare ogni estensione e puoi aggiungerli quando ne hai bisogno, il che offre una grande facilità di crescita.

· Nessun cavo: puoi dimenticare di avere un computer che occupa spazio in ufficio e cavi. Il centralino telefonico virtuale necessita solo di una connessione internet per poter lavorare con un computer, un telefono fisso o un cellulare.

· Registrazione immediata: poiché è tutto online, il processo di registrazione può essere effettuato lo stesso giorno e avrai accesso immediato non appena sarai pronto.

· Accesso online: avrai il tuo ufficio ovunque purché tu disponga di una connessione a Internet. Inoltre, questo ti consente di controllare le tue chiamate, le tue spese mensili, le campagne, i dati dei clienti e molto altro ogni volta che ne hai bisogno.

SISTEMA DI CENTRALINA VIRTUALE

All’interno di System troviamo due grandi sezioni.

1. PBX

Qui possiamo personalizzare la nostra interfaccia, integrare pulsanti personalizzati, controllare la musica in attesa o l’audio IVR (Interactive Voice Response) che abbiamo configurato nel nostro centralino virtuale. Vedremo anche i modelli di Avvisi e-mail o Modelli di squadra; tra le altre caratteristiche.

2. RELAZIONI

In questa sezione troveremo le informazioni di interesse sul nostro conto e le azioni svolte all’interno del centralino virtuale.

– Descrizione: riepilogo dei servizi attivi e delle chiamate effettuate e/o ricevute.
– Report chiamate : accesso a tutte le chiamate effettuate e ricevute. Inoltre, le chiamate possono essere filtrate per eseguire ricerche specifiche e i risultati possono essere esportati in Excel o CSV.
– Chiamate attive: un elenco di tutte le chiamate attive.
– Statistiche: Qui vedremo le statistiche sotto forma di grafico. Possono essere filtrati per data e vedremo le statistiche sul numero di chiamate risposte, chiamate senza risposta, chiamate occupate, chiamate sconosciute o non consentite. Altro dato consultabile è la durata media giornaliera delle chiamate o degli utenti che hanno una maggiore attività telefonica.

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