Come scegliere il centralino telefonico?

Quando un’azienda cresce, può trovarsi con il problema di dover gestire un numero maggiore di telefonate in modo più professionale, cioè quando pensa di acquistare un centralino telefonico, ma molti si chiedono “che centralino scelgo?”

Troviamo anche altri casi, come le aziende che dispongono già di una grande infrastruttura di telecomunicazioni, ma devono aggiornare o sostituire il proprio sistema. In questo caso, prima di una sostituzione, dovrai scoprire che tipo di attrezzatura hai.

Ma prima di entrare in questioni più complesse, iniziamo con le basi:

Cos’è un centralino telefonico?

Un centralino telefonico o centralino PBX è un dispositivo che permette di centralizzare tutti i collegamenti telefonici interni. Questo con l’obiettivo di ridurre i collegamenti tra i diversi dispositivi telefonici, riducendo così i costi d’installazione della rete.

Quali tipi di quadri esistono?

Il modo più pratico per classificare i centralini è in base al tipo di linea su cui lavorano :

• Analogico
  questo tipo di PBX è noto anche come PSTN ( Public Switched Telephone Network ) o RTG (General Telephone Network). Non sono progettati solo per il trasferimento vocale, ma anche per il trasferimento di dati, come un fax. Consente di gestire le normali chiamate, ovvero: se sono presenti 5 linee telefoniche si possono effettuare fino a 5 chiamate. Il vantaggio è che è in grado di collegare fino a 5 linee con qualsiasi interno e permette trasferimenti, ecc.
  

• Digitale
  Questo tipo di PBX, noto anche come ISDN  (Integrated Services Digital Network), è progettato per facilitare le connessioni tra reti digitali e fornire una serie di servizi vocali aggiuntivi. Il principale vantaggio di una linea ISDN è che un unico numero può effettuare fino a 2 chiamate simultanee. Servizi aggiuntivi sono, ad esempio, ID chiamante, avviso di chiamata, dati video…

• IP PBX:
  implementa chiamate VoIP ( Voice over Internet Protocol ), che utilizzano la rete dati per trasmettere la voce in formato digitale su Internet.

• Centralino multilinea:
  Si collega a reti telefoniche di diverse tecnologie (analogiche, ISDN o VoIP). L’hardware per l’installazione del quadro è importante quanto il software che gestisce l’infrastruttura. Tieni presente che per utilizzare ISDN PBX e VoIP devi chiedere al tuo fornitore di servizi di attivare specificamente quelle linee. Se colleghiamo una normale linea analogica non otterremo alcun risultato.

Per trovare il centralino più adatto alla tua attività devi porti queste domande:

Quante persone hanno bisogno di un telefono?

Questa informazione è molto importante per determinare il numero di telefoni che verranno collegati al tuo centralino. Ricorda che devi fare un preventivo a lungo termine, in modo da fornire alla tua attività una struttura che si adatti all’andamento o alla crescita della tua azienda.

Di quante chiamate simultanee ho bisogno?

Quando diciamo “chiamate simultanee” intendiamo il numero di chiamate che andremo a gestire contemporaneamente. Devono essere prese in considerazione sia le chiamate in uscita che le chiamate in entrata.
In generale, si stima che il numero di chiamate richieste sia circa il 30% del numero totale di chiamate che avvengono contemporaneamente  (dipende anche dal settore dell’azienda).
Ad esempio, all’incirca, se ci sono 6 lavoratori nel tuo ufficio, avranno bisogno di 3 chiamate simultanee, se sono 15 avrai bisogno di 5 chiamate simultanee…
– In un reparto commerciale può essere superiore al 50/60%.
– In un’azienda di telemarketing può aggirarsi intorno al 70/80% Un’altra soluzione: Sistema Hosted PBX
Come suggerisce il nome, un centralino in hosting è un centralino ospitato nel cloud ed è una delle ultime tendenze nelle telecomunicazioni aziendali. Il sistema telefonico è ospitato nel cloud e gestito dal provider di servizi VoIP. Non importa con quanti telefoni inizi, puoi aggiungerli quando vuoi, o se vuoi sostituire telefoni più grandi o più ricchi di funzionalità, o ridistribuire le posizioni internamente, puoi farlo anche quando vuoi. Facilita inoltre il lavoro da remoto e permette di collegare la stazione remota in pochi minuti.

Quale profilo hanno gli utenti e quali funzionalità dovrebbero avere i telefoni di cui hanno bisogno?

• Per le persone che lavorano in un posto fisso in ufficio, la cosa migliore è un telefono fisso professionale.
• Per le persone che hanno bisogno di spostarsi in ufficio, la soluzione è un telefono cordless o un telefono fisso + un pacchetto di cuffie cordless.
• Per chi ha la necessità di spostarsi sia all’interno che all’esterno dell’ufficio, la soluzione è solitamente un cellulare o uno Smartphone. Oggi puoi trasferire le chiamate da rete fissa a cellulare dal centralino. Il vantaggio è l’integrazione degli utenti mobili e un’ampia flessibilità.

Di quanti numeri di telefono ho bisogno?

Ci possono essere diverse opzioni: 1 numero aziendale; 1 numero per servizio tecnico; 1 per l’ufficio Marketing; eccetera. Grazie ai centralini averegestire i tuoi numeri in modo semplice e veloce,potrai La funzione DISA deve essere compatibile con il PABX.

Di quali caratteristiche ho bisogno?

• Funzioni del Call Center: composizione automatica, musica in attesa, messaggi, trasferimento automatico delle chiamate, ecc.
• Funzionalità di gestione delle chiamate: inoltro di chiamata, gestione dei numeri interni o dei gruppi, guida automatica alle chiamate tramite il server vocale interattivo (servizio (“premi 1 per servizio vendita, premi 2 per…”)

La scelta del centralino telefonico corretto offre una vasta gamma di vantaggi unici ed è per questo che consigliamo sempre di affidarsi a “mani di esperti”. La nostra vasta esperienza nei quadri elettrici è a tua disposizione per aiutarti con qualsiasi domanda e guidarti verso la soluzione più redditizia per il tuo tipo di attività e la struttura in cui operi.